بهینه‌کاوی؛ راهگشای استراتژی کلان کشور

در میزگرد «فرصت امروز» با بنیان‌گذار و مدیر شبکه بهینه‌کاوی ایران مطرح شد

بهینه‌کاوی؛ راهگشای استراتژی کلان کشور

بهینه‌کاوی به معنای استفاده از تجربیات موفق دیگران و یادگیری از آنها و انجام آن کار به شکل بهتر از دیگران است و در واقع تمایز بهینه‌کاوی با موضوع تقلید در همین جاست. در تقلید یا کپی‌سازی تلاش می‌شود که عین همان کالا ساخته شود اما در بهینه‌کاوی شرایط فرق می‌کند و در واقع به این معناست که از تجربیات، محصولات یا فرآیندهای موفق بیاموزیم و چیزی بهتر از آن را بسازیم و بنابراین مقداری خلاقیت و نوآوری در آن وجود دارد.

«فرصت امروز» در میزگردی که با فرشید شکرخدایی، بنیان‌گذار شبکه بهینه‌کاوی ایران و احسان جنتی‌فرد، مدیر اجرایی شبکه بهینه‌کاوی ایران برگزار کرده، سطوح و ابعاد مختلف بهینه‌کاوی، محدودیت‌ها و چالش‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ورود به این فرآیند، چگونگی ایجاد رغبت در مدیران سنتی و نیروی انسانی و مزایای بهینه‌کاوی مورد بررسی قرار گرفته است.

***

با وجود اینکه به نظر می‌رسد بهینه کاوی، ریشه‌های تاریخی دارد، اما تعاریف مختلف و متفاوتی از این مقوله ارائه شده است. بهینه‌کاوی به چه معنایی است و تاریخچه آن به چه زمانی بازمی‌گردد؟ 

شکرخدایی: بهینه‌کاوی مفهومی قدیمی است. در زبان انگلیسی برای این مفهوم از کلمه Benchmarking استفاده می‌شود که جزو ادبیات مدیریت است. این مفهوم از اواخر دهه ۷۰ وارد ادبیات مدیریت شد اما اگر بخواهیم آن را تعریف کنیم باید بگوییم استفاده از تجربیات موفق دیگران و یادگیری از آنها و انجام آن کار به شکل بهتر از دیگران است و در واقع تمایز بهینه‌کاوی با موضوع تقلید در همین جاست. در تقلید یا کپی‌سازی تلاش می‌شود که عین همان کالا ساخته شود اما در بهینه‌کاوی شرایط فرق می‌کند و در واقع به این معناست که از تجربیات، محصولات یا فرآیندهای موفق بیاموزیم و چیزی بهتر از آن را بسازیم، بنابراین مقداری خلاقیت و نوآوری در آن وجود دارد.

البته در ترجمه کلمه Benchmarking دچار مشکل هستیم چون ما بهینه را نمی‌کاویم، پیدایش می‌کنیم، از آن یاد می‌گیریم و بهتر از آن را می‌سازیم و کلمه کاویدن این را نشان نمی‌دهد. هنوز کلمه جایگزینی را برای این مفهوم در زبان فارسی که معنای یادگیری، تجربه موفق و ارتقای آن تجربه موفق باشد نیافته‌ایم. کلمه بهینه کاوی فقط قسمت اول مفهوم Benchmarking است. بنابراین بهینه‌کاوی مفهوم غریبی نیست و در تاریخ کشور خودمان بارها این کار را انجام داده‌ایم که نمونه بارز آن تخت جمشید و میدان نقش جهان اصفهان است. بنابراین این مفهوم از غرب نیامده و مفهوم جدید مدیریتی نیست. در حال حاضر صدها روش و متدولوژی برای این کار وجود دارد. ما اعتقاد داریم بهینه کاوی به معنای یادگیری از دیگران، طراحی و انجام فعالیتی بهتر از دیگران، باید جایگزین خودکفایی شود.

به‌عنوان مثال ما می‌گوییم باید در تولید خودرو خودکفا شویم اما این کفایت نمی‌کند و باید نحوه خودروسازی را یاد بگیریم و خودرویی بسازیم که بهتر از سایر خودروها باشد. برنامه توسعه کشور و ارکان کشور این درخواست را از اقتصاد دارند و کاری که در زمینه شروع بهینه‌کاوی در ایران انجام می‌دهیم فقط یک راه‌حل مدیریتی نیست، بلکه راهگشای استراتژی کلان کشور است. در کشور ما از حدود ۱۳ سال پیش آشنایی با این مفهوم آغاز شد و از سال ۸۲ که جوایز ملی کیفیت و جایزه ملی تعالی راه افتادند، بهینه کاوی در آنها مستتر بوده، اما راه‌حل‌ها و روش‌های اجرای آن در کشور وجود نداشت که در همین راستا از چهار سال پیش تلاش کردیم شبکه بهینه‌کاوی ایران را راه‌اندازی کنیم و امسال در روز ملی بهره‌وری وزیر صنعت، معدن و تجارت این شبکه را افتتاح کرد که به شبکه بهینه‌کاوی دنیا متصل است.

بهینه‌کاوی در چند سطح طبقه‌بندی می‌شود و هر یک از سطوح چه موضوعاتی را دربرمی‌گیرد؟

جنتی‌فرد: انواع بهینه‌کاوی تناسب بسیار زیادی با سطح بلوغ سازمان‌ها دارد. ما پروفرم از بهینه‌کاوی عملکردی را به‌عنوان یکی از سطوح ابتدایی و مقدماتی این موضوع به سازمان‌ها پیشنهاد می‌کنیم که براساس شاخص‌های کیفی خود، عملکرد خود را با سازمان‌های هم گروه مقایسه می‌کنند و حتی این امکان برای آنها وجود دارد که عملکرد خود را با میانگین صنعتی که در آن فعال هستند، مقایسه کنند. این امکان از طریق ظرفیت اطلاعات پایه که در شبکه بهینه‌کاوی ایران موجود است، به وجود آمده است.

سطح بعدی بهینه‌کاوی رقابتی است که سازمان‌ها برای اینکه بتوانند شاخص عملکرد خود را بهبود دهند، در مقایسه با سازمان رقیب خود، شناسایی و بهینه‌کاوی می‌کنند که بهترین آپلود چگونه انجام شده و فرآیند آن چگونه بوده است. این سطح از بهینه‌کاوی نیازمند بلوغ سازمانی بالاتری است که دو طرف و شرکای بهینه‌کاوی توجیه باشند تا این سطح از بهینه‌کاوی به خوبی انجام شود. سطح بالاتر بهینه‌کاوی استراتژیک است که سازمان‌ها براساس استراتژی‌های پنج‌ساله آینده خود بهینه‌کاوی می‌کنند که سازمان رقیب آنها چه برنامه‌‌ریزی‌ها و پیش‌بینی‌هایی را برای پنج سال آینده در نظر گرفته و براین اساس اهداف خود را پیش می‌برند.

 

در نهایت best practice benchmarking را داریم که سازمان‌ها براساس موضوعی که تعیین کردند، بهترین تمرین را در فیلد کاری خود شناسایی می‌کنند و بعد از اینکه best practice شناسایی شد، بهینه کاوی را با آن سازمان انجام می‌دهند که تقریبا تاکنون در ایران این سطح از بهینه‌کاوی به‌صورت عملیاتی و اثربخش اتفاق نیفتاده و اگر هم اتفاق افتاده باشد، غیررسمی بوده و براساس متدولوژی‌های تعریف شده بین‌المللی انجام نشده است. ما تلاش داریم که بتوانیم این متدولوژی را در سازمان‌های ایرانی نهادینه کنیم تا براساس همین فرآیند عملیاتی، اجرا و تثبیت شده کار خود را به درستی انجام دهند و مطمئن باشند که این کار حتما به نتیجه می‌رسد.

بهینه کاوی چه تاثیراتی می‌تواند بر اقتصاد کشور داشته باشد؟

شکرخدایی: به‌طورکلی بهینه کاوی، مقوله‌ای است که انتها ندارد و هر موضوعی را می‌توان بهینه کاوی کرد و اعداد جذابی از این موضوع برای کسب‌وکار به دست می‌آید. البته این اعداد باید توسط افراد مستقل تولید شود. در واقع تاکنون اشتباه ما در این بوده که هر سازمان و شرکتی با معیارهای خود، عملکردشان را ارزیابی کرده‌اند و به این ترتیب قابلیت مقایسه از بین می‌رود. بنابراین آنچه فضای بهینه‌کاری را مهیا می‌کند، تهیه اطلاعات پایه است که همه شرکت‌ها و سازمان‌ها با معیارهای یکسانی اندازه‌گیری را انجام دهند و چنین فضایی باعث توسعه اقتصادی می‌شود. در این شرایط رتبه‌بندی شکل می‌گیرد که رتبه‌بندی یک نوع بهینه‌کاوی است و اینکه تلاش داریم که مفهوم رتبه‌بندی را در کشور راه‌ بیندازیم متکی بر بهینه کاوی است.

به نظر شما با توجه به محدودیت‌هایی مانند انحصارگرایی دولت، تحریم‌ها و عدم رقابت‌پذیری، سازمان‌ها و شرکت‌ها چگونه باید وارد فرآیند بهینه‌کاوی شوند؟

جنتی‌فرد: با توجه به وجود برخی محدودیت‌ها سعی کردیم که به تدریج این اتفاق بیفتد و اینکه بخواهیم یک مرتبه گام آخر را برداریم، قطعا نشدنی است. ما سعی کردیم سازمان‌های ایرانی را با شاخص‌های داخلی که براساس آن بتوانند خود را با هم مقایسه کنند و در عین حال هزینه زیادی هم به آنها تحمیل نشود و انرژی زیادی هم از آنها نگیرد، بهینه کاوی کنیم تا شرکت‌ها و سازمان‌ها به تدریج فواید و الزام این کار را بیشتر احساس کنند و برای اینکه مقایسه‌هایی در سطح بالاتر انجام دهند، زمینه‌سازی شود.

تلاش ما این است که هم در زمینه رویکردهای مورد استفاده در سازمان‌های داخلی بتوان این کار را انجام داد و هم از طریق ارتباطات بین‌المللی که داریم شرایطی را فراهم ‌کنیم تا زمینه انجام بهینه‌کاوی‌های خارجی فراهم شود. کما‌اینکه از طریق سه سال ارتباط مستمری که با شبکه جهانی بهینه‌کاوی داشتیم، توانستیم برای انجام بهینه‌کاری‌های خارجی که نیاز سازمان‌های ایرانی است بسترسازی کنیم و در این رابطه تقاضای بسیار زیادی از ما دارند و خواستار این هستند که با سازمان‌های مشابه خارجی هم این مقایسه را انجام دهند اما لازمه این کار این است که در سطح مناسبی سازمان‌های ایرانی را به سازمان‌های مشابه خارجی پرزنت کنیم که اگر سازمان‌های ایرانی هزینه‌ای را پرداخت می‌کنند، در مقابل به اندازه کافی اطلاعات درست از سازمان‌های مشابه خارجی دریافت کنند. البته این کار مقداری زمان می‌برد اما تاکنون برای چند سازمان ایرانی بهینه‌کاوی خارجی انجام شده و از این کار رضایت‌مندی دارند و همچنان هم پیگیر هستند.

در مورد چند سازمان و شرکت این فرآیند انجام شده است؟

جنتی‌فرد: ۱۰ سازمان بزرگ کشور بهینه‌کاوی خارجی را انجام داده‌اند. در همین رابطه به تازگی تور Benchmarking ایرلند مطرح شده و در خردادماه سال آینده نخستین تور Benchmarking در صنعت بانکداری را انجام خواهیم داد.

شکرخدایی: در همین رابطه ایجاد بنیاد تعالی کشورهای اسلامی در سال ۱۳۸۵ در سازمان همکاری اسلامی مصوب شد و هدف این است که موضوع بهینه‌کاوی را در بین ۵۷ کشور اسلامی پیگیری کنیم که به این ترتیب این کشورها توانمند شوند و از یکدیگر یاد بگیرند. همچنین برای موضوع بهینه‌کاوی تفاهم‌نامه‌ای را با سازمان همکاری‌های اکو منعقد کرده‌ایم که ۱۰ کشور عضو این سازمان از فعالیت‌های یکدیگر چه در سطح بنگاه و چه در سطح اقتصاد کلان یاد بگیرند. همچنین تفاهم‌نامه دیگری را منعقد کرده‌ایم که به موجب آن شبکه بهینه‌کاوی کشورهای اکو را به‌صورت آنلاین راه‌اندازی خواهیم کرد. بنابراین فضا برای اینکه شرکت‌های ایرانی از کشورهای اسلامی، کشورهای اکو و کشورهای اروپایی و آمریکایی بیاموزند، فراهم است.

در داخل کشور هم سامانه‌هایی را برای محاسبه و روزآوری شاخص‌های اقتصادی کشور ایجاد کردیم که به این منظور شاخص‌های اقتصادی ۱۴۰۰ شرکت برای ۱۰ سال در این سامانه محاسبه شده و در اختیار صنایع مختلف قرار گرفته است. در این رابطه ۱۸۰ شاخص و بهترین نرخ‌های مصرف منابع را در صنایع مختلف محاسبه کرده‌ایم. به‌طورکلی برای ۵۴ صنعت کشور این محاسبه انجام شده است.

برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها با محدودیت منابع مالی مواجه هستند. این محدودیت منابع مالی چه موانعی را پیش‌روی بهینه‌کاوی در شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار می‌دهد؟

شکرخدایی: من محدودیت منابع مالی را مانع نمی‌دانم. ما همین الان هزینه بسیار وسیعی را صرف راه‌حل‌هایی می‌کنیم که قبلا پیدا شده اما اعتقاد ما این است که باید صدها و هزاران مرتبه کمتر هزینه صرف یافتن راه‌حل‌هایی که قبلا پیدا شده و بهبود آنها کرد. این یک تغییر نگرش است و اتفاقا در اینجا به‌شدت کاهش هزینه خواهیم داشت. اقتصاد دانش بنیان به معنای دانش مستند شده و قابل انتقال به دیگران است. در جایزه ملی بهره‌وری هم تجربه موفق شرکت‌ها را مستند می‌کنیم و در اختیار داوران می‌گذاریم. ما سالانه ۷۰۰ پروژه موفق ارتقا و بهبود عملکرد را در کشور مستند می‌کنیم و با همین روش در اختیار تمام صنایع قرار می‌دهیم. امسال هم این میزان به ۲۰۰ پروژه می‌رسد که برخی از اینها پروژه‌های موفق کشور هستند.

در واقع ما شاخص‌های شرکت‌ها را محاسبه می‌کنیم و کارنامه بهره‌وری هزار شرکت را به‌عنوان هدیه رایگان در اختیار آنها قرار می‌دهیم و برای همین جسارت داریم و عنوان ملی را روی کارهای‌مان می‌گذاریم، چون این کارها باید با پول نفت انجام شود اما از آنجا که دولت فربه است و توان استفاده از منابع مالی را ندارد، ما به‌عنوان بخش‌خصوصی این کار ملی را در چندین سطح به‌صورت رایگان انجام می‌دهیم اما اگر برخی از شرکت‌ها جزییات اطلاعات مربوط به خود را بخواهند، مبلغی از آنها دریافت می‌شود. هدف ما برای سال آینده رسیدن به ۱۰ هزار شرکت است که البته تصور می‌کنم حتی بتوانیم رقم بیشتری را محقق کنیم. در این فرآیند اعداد و ارقام ۳۵ درصد اقتصاد ایران را استخراج و شاخص‌های آن را محاسبه کرده‌ایم و این را در اختیار دولت، وزرا، مجلس و دفتر ریاست جمهوری قرار داده‌ایم. اینها اعدادی است که باید در کشور تولید می‌شده اما متاسفانه فربه بودن بخش دولتی مانع از این کار شده است.

با توجه به اینکه بسیاری از مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها دیدگاه سنتی دارند، چطور این مدیران را ترغیب می‌کنید که وارد فرآیند بهینه‌کاوی شوند؟

جنتی‌فرد: ما سعی کرده‌ایم از طریق کم کردن هزینه‌ها برای سازمان‌ها و همزمان با آن افزایش جذابیت‌های نمونه گزارش‌هایی که در اختیارشان قرار می‌دهیم و ذکر فواید توجه به این موضوعات، رویکرد و دیدگاه مدیران سنتی را نسبت به موضوع بهینه‌کاوی تغییر دهیم. در همین راستا به دفعات گزارش‌های رایگان یا با هزینه‌های بسیار پایین را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها تهیه می‌کنیم و بسیاری از اوقات بدون اینکه آنها از ما خواسته باشند، به‌صورت خودجوش و داوطلبانه این گزارش‌ها را تهیه می‌کنیم و در اختیار مدیران قرار می‌دهیم تا به‌تدریج این نیاز در آنها به وجود بیاید که لازم است از این اطلاعات استفاده کنند. زیرا باور عمومی مدیران سنتی این است که زیرساخت اطلاعاتی در کشور موجود نیست و هیچ‌گاه نمی‌توانیم یک سازمان را با سازمان دیگری مقایسه کنیم.

ما درصدد هستیم که این ذهنیت را از بین ببریم که هرچند زیرساخت اطلاعاتی خیلی ایده‌آل و کامل نیست اما این‌طور نیست که هیچ اطلاعاتی در سازمان‌ها موجود نباشد و نتوانیم هیچ مقایسه‌ای را انجام دهیم و با همین وضعیت موجود می‌توان کارهای بسیار خوبی را انجام داد. یکی از مسائل ناشی از تفکر سنتی مدیران این است که هنوز به‌صورت‌های مالی حسابرسی شده اعتماد ندارند و معتقدند که اینها عددسازی است و واقعیت‌های سازمان را نشان نمی‌دهد اما از آنجا که من حدود ۱۰‌سال است که با صورت‌های مالی حسابرسی شده سازمان‌ها کار می‌کنم با اطمینان بالای ۹۰درصد می‌توانم بگویم که صورت‌های مالی حسابرسی شده به خوبی واقعیت‌های سازمان‌ها را نشان می‌دهند. به عبارت دیگر باید این تفکر سنتی مدیران از بین برود زیرا زیرساخت اطلاعاتی موجود در کشور برای انجام خدمات بهینه‌کاوی بسیار مناسب است.

شکرخدایی: اصلا فرض کنید صورت‌های مالی حسابرسی خطا دارد اما انتشار وسیع اطلاعات تجزیه و تحلیل شده شرکت‌هایی که حسابرسی می‌شوند، خطای آنها را مشخص می‌کند. فرض کنید یک حسابرس خطایی کند، اگر در جایی این خطا نشان داده و منتشر شود، موجب شفافیت فضای کسب‌و‌کار کشور و اطلاعات فعالان اقتصادی می‌شود. در واقع یکی از راه‌های شفاف‌سازی فضای کسب‌وکار ایران، فرصتی است که رسانه‌ها برای انتشار اطلاعات در اختیار دارند و این رسالت رسانه‌هاست.

علاوه بر مدیران، چگونه می‌توان بهینه‌کاوی را در نیروی انسانی نهادینه کرد؟

شکرخدایی: ابزار ما ابزار مدیریتی است که در حیطه مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد. زیرا مدیران منابع را مدیریت می‌کنند و باید از این موضوع اطلاع داشته باشند که بهترین مدیریت منابع مانند پول، ساختار، زمان و نیروهای انسانی در دیگر کشورهای دنیا چگونه انجام می‌شود و این موضوعات را مدیریت کنند. اما در سطح پایین‌تر کاری که انجام می‌دهیم کارشناسان و نیروی انسانی را به داوری‌های آنلاین دعوت می‌کنیم. شبکه داوران آنلاین ما نزدیک به ۴۳۰۰ نفر عضو دارد که ۶۰‌درصد آنها از کارشناسان شرکت هستند و این افراد را در این فضا وارد می‌کنیم و اطلاعات را در اختیارشان قرار می‌دهیم. بنابراین اطلاعات شاخص شرکت‌ها و تجربه موفق آنها به‌صورت مرتب در شبکه داوری جشنواره ملی بهره‌وری قرار می‌گیرد و این منفعتی است که کارشناسان شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند از اشتراک در این شبکه به دست بیاورند. پیشنهاد ما این است که در سطوح پایین‌تر از مدیران، نیروی انسانی شرکت‌ها و سازمان‌ها از عضویت در شبکه داوری جشنواره ملی بهره‌وری
استفاده کنند.

بهینه‌کاوی در شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی چقدر زمان می‌طلبد و از این حیث چه تفاوتی با شرکت‌های خارجی دارد؟

جنتی‌فرد: این موضوع بستگی زیادی به آن دارد که شرکت‌ها و سازمان‌ها بخواهند از چه نوع بهینه‌کاوی استفاده کنند. مثلا سامانه بهینه‌کاوی عملکردی از طریق زیرساخت آی‌تی که فراهم شده، به‌صورت آنلاین است و به محض اینکه اطلاعات را در اختیار داشته باشیم شرکت‌ها می‌توانند به شکل تقریبا آنلاین از بهینه‌کاوی عملکردی و مقایسه شاخص‌های کیفی خود با شرکت‌های هم‌گروه استفاده کنند. به عبارت دیگر سازمان‌ها از هر منطقه‌ جغرافیایی که باشند، می‌توانند از این نوع بهینه‌کاوی با هزینه پایین و سرعت و دقت بالا استفاده کنند.

اما نمونه‌های دیگری از بهینه‌کاوی مانند بهینه‌کاوی رقابتی با توجه به اینکه زمان تعاملی را می‌طلبد، برآورد ما از زمان به نوع موضوع برمی‌گردد. بزرگ‌ترین حالت‌های بهینه‌کاوی را می‌توان حداکثر ظرف شش ماه تا یک سال انجام داد که تقریبا معادل همان استانداردی است که در نمونه‌های خارجی اتفاق می‌افتد. اما طبیعتا با توجه به اینکه برای سازمان‌های ایرانی این موضوع جدیدتر است، احتمالا این فرآیند مقداری کندتر پیش می‌رود اما انتظار داریم در آینده این زمان کاهش یابد.